time clock

Skuteczne sposoby na optymalizację zadań i czasu

W życiu masz tysiące spraw na głowie i musisz optymalizować swój czas aby dążyć skutecznie do celu. Chcąc osiągnąć swoje marzenia lub po prostu dobrze wykonać swoje obowiązki musisz mieć plany, czas i chęci do realizacji działań.

No dobra... ale co pomaga nam w realizacji zadań? Czy muszę wszystko planować? Jak zapamiętać wszystkie ważne rzeczy? Przecież nie można wszystkiego przewidzieć i zawsze trzeba dostosować się dynamicznie do sytuacji.. Więc jak żyć? Da się jakoś?

Oczywiście, wszystko zależy jedynie od dobrego uporządkowania swoich zadań. Zacznij od jasnego zdefiniowania celu. Musisz konkretniw wiedzieć jakie masz oczekiwania. Czasami myśli są bardzo szerokie. Musisz je ogarnąć i sprecyzować dokładnie.

Najprostrzy sposób na pokonanie w sobie "lenia" to nie otwarta walka. Należy jedynie wymienić złe przyzwyczajenia i złą rutynę na dobre nawyki, które służą Twojemu rozwojowi. Pamiętaj aby zadania i obowiązki przekształciły się w rutynę, którą wykonujesz odruchowo i naturalnie. Z czasem smutne obowiązki staną codziennością, którą po prostu wykonujesz. Nie będziesz wtedy czuł zniechęcenia i przymusu do wykonania tych rzeczy.

Niektóre zadania bardzo nas męczą i oddalamy wykonanie tych zadań w czasie. Tworzymy sobie tysiące wymówek, że zrobię to jutro, pojutrze... nigdy. Przede wszystkim zastanów się i przeanalizuj to zadanie. Może można z niego zrezygnować całkowicie? Zapytaj się bliskich o opinię. Być może tylko w Twojej głowie jest to ważne zadanie a tak naprawdę można to zadanie wyrzucić całkowicie z głowy.

  • Poświęć chwilę aby się zastanowić i opisać zadanie dosłownie w dwóch, trzech słowach.
  • Przygotuj działanie awaryjne, które stosuje się w momencie kiedy nie masz weny, chęci lub nie czujesz się w nastroju
  • Kiedy już rozpoczniesz pracę nad zadaniem to konsekwentnie wydłużaj czas jaki poświęcasz temu działaniu. Pracuj z dnia na dzień coraz dłużej. Jeżeli zadanie Cię męczy to zrób przerwę ale wróć potem do zadania
  • Nie analizuj za dużo. Po prostu działaj! Nie sądzę żeby rzeczy które chcesz wykonywać rutynowo, wymagały złożonych analiz sztabu analityków.
  • Skończ z naturą "Supermena", który chce zbawić świat. Nie musisz wszystkiego robić sam. Deleguj niektóre zadania do innych. Niech Ci pomogą i odciążą Cię
  • Z całkowitej listy zadań do wykonania wybierz tylko 20% tych, które naprawdę są ważne w danym momencie. Skup się tylko nad nimi bo te zadania dadzą Ci właśnie większość ogarnięcia życia. Olej pozostałe 80% a zrób te najbardziej priorytetowe. Ta mała część 20% da Ci osiągnięcie 80% koniecznego sukcesu! Paradoksalnie mniejszość pozwoli na wykonanie większości Twoich bieżących obowiązków, które musisz ogarnąć.
  • Zapisuj zadania na jednej globalnej liście. Czy kiedykolwiek czułeś się przytłoczony myślami i listą rzeczy, które trzeba wykonać? Czasami mamy wrażenie że lista pilnych zajęć wydłuża się w nieskończoność. Dlatego własnie zapisuj wszystko na liście. Może to być notes, aplikacja na telefon, cokolwiek... Ważne aby była to jedna wielka lista gdzie zapisujesz swoje wszystkie zadania do zrobienia. Każda niezapisana myśl będzie zużywać moc obliczeniową Twojej głowy i warto jej się pozbyć aby móc skupić się na rzeczach ważniejszych niż pamiętanie o wszystkich sprawach. Musisz wyrobić w sobie nawyk rejestrowania pomysłów, które przychodzą do głowy. Dzięki temu myśli nie będą tłuc się w głowie i pozbędziesz się haosu.
  • Rozbijaj trudne zadania na listę mniejszych. Znajdź osobne miejsce na zapisywanie rozbitych zadań. Jeżeli rozbijesz zadania na łatwe do wykonania kroki, przekonasz się, że zadanie wcale nie jest tak trudne. W ten sposób zaczniesz koncentrować się na kawałkach i następnym kroku, a nie na dziesiątej pozucji na Twojej liście. Nie będziesz zastanawiał się nad końcowym efektem projektu, ale po prostu będziesz wykonywał swoją pracą. Po nitce do kłębka! Ziarnko do ziarnka i uzbiera się miarka!
  • Bądź asertywny i naucz się mówić nie. Musisz wyrobić w sobie umiejętność radzenia sobie z reakcjami ludzi na odmawianie im pomocy. Po pierwsze przeanalizuj czy prośba jest czymś potrzebnym. Często ludzie proszą o pierdoły, które mogliby zrobić sami ale po prostu nie robią bo są nieporadni życiowo i jedyne co potrafią to prosić z oczami budzącymi pełne współczucie. Delikatnie wyjaśnij im, że to nie są Twoje priorytety. Przeanalizuj każdą prośbę w perspektywie realizacji Twoich bieżących potrzeb i projektów. Jeżeli proszą Cię o rzeczy niezwiązane z Twoimi priorytetami, to miej odwagę powiedzieć nie. Musisz jasno wiedzić czy masz w ogóle czas na robienie ludziom przysługi. Musisz umieć odmawiać kiedy wiesz że jest mało czasu żeby zmieścić to w grafiku. Wyjaśnij od razu, że masz kilka bardziej priorytetowych rzeczy i nie możesz pozwolić sobie na utrate koncentracji. Postaraj się zakończyć rozmowę czymś pozytywnym, w stylu: "Odezwę się 15 lutego i być może będę już mógł zrobić to dla Ciebie".
  • Nie szukaj czasu na wykonywanie zadań! Nie rób grafiku. Po prostu rób te zadania już od razu. Zacznij już teraz. W grafiku zapisuj tylko te zadania, które muszą być w umówionej godzinie: spotkanie biznesowe w restauracji, wizyta u lekarza, itp... Do tego masz kalendarz. A lista zadań to co innego. Po prostu realizuj ją systematycznie i nie odkładaj na później.
  • Twórz własne terminy. Jeżeli ktoś powie Ci że masz to zrobić na 20-go lutego to ustaw sobie w głowie że masz to zrobić na 2-go lutego. Ustaw deadline na wcześniejszy termin. Ustaw w głowie swój własny deadline. Są dwa plusy takiego działania. Po pierwsze nie spóźnisz się z wykonaniem prac. Po drugie zaoszczędzisz czas, żeby zająć się innymi projektami ważnymi dla Ciebie.
  • Przeplataj swój dzienny grafik miłymi i przyjemnymi chwilami np. po sprzątaniu i zaprojektowaniu logo dla firmy obejrzyj sobie coś fajnego na YouTube i zrelaksuj się. Następnie znowu wróć do pracy.
  • Kształtuj swoje nastawienie słuchając materiałów motywacyjnych lub inspirujących do działania vloger'ów. Czasami zdarza się, że nie mamy nastroju do pracy. Wtedy obejrzyj np. film o milionerze, który opowiada o swoich własnych doświadczeniach z przełamywaniem lenistwa.
  • Ignoruj każdego "guru", który obiecuje Ci natychmiastowy sukces.
{{ message }}

{{ 'Comments are closed.' | trans }}

Let's mail me

{{ formitem.title }}

{{ message | trans }}
{{ error | trans }}
{{{ thankyou }}}